Je hoort het in vrijwel alle organisaties: klachten over systemen die niet deugen. En afhankelijk van hoe een medewerker de organisatie ervaart (en welke rol die heeft), klinkt de klacht tussen ‘bekijk het allemaal maar’ en ‘we doen ons best om het te verbeteren’.
Ook op scholen horen wij dit soort klachten regelmatig. Vaak gaat het dan over de elo waar de school mee werkt: te veel administratietaken, te weinig resultaat. En vooral: het systeem sluit niet aan bij wat docenten nodig hebben!
Ik sprak met Sandy Duijsens die zowel in haar rol als projectleider op een hogeschool, als met haar eigen bedrijf Sandy saves the day steeds bezig is met het aansluiten van ‘systemen’ op de praktijk. En die bovendien op zoek is naar een school die wel wat hulp kan gebruiken als het gaat over het organiseren van deze systemen als onderdeel van haar opleiding Lean Six Sigma green belt.
Heb je een concreet voorbeeld van hoe het mis kan gaan?
“Op de hogeschool verwerkten alle docenten de cijfers van studenten in een administratiesysteem. Dat kostte best veel tijd en ze klaagden daarover, maar ala, het moet gebeuren. En het werkte goed genoeg, want alle studenten vonden uiteindelijk hun cijfers voor individuele vakken ook wel terug. Totdat de opleiding geaccrediteerd moet worden en de vraag naar boven kwam om alle cijfers te genereren binnen één uitdraai. Dat lukte niet, want alle gegevens werden in aparte tabellen ingevoerd zonder onderling verband.
We zijn maanden bezig geweest om alle cijfers in onderling verband te brengen. Dat lukte uiteindelijk en leverde ook input op om het systeem aan te passen. Samen met docenten hebben we gekeken naar hoe dit cijfersysteem beter zou kunnen werken zodat docenten in minder tijd, meer gegevens kunnen invoeren. Al die eisen vormden de basis voor het technische team om het systeem te verbeteren. En met succes, want we realiseerden drie verbeteringen:
- Alle cijfers werden binnen één uitdraai zichtbaar, inclusief de onderliggende verbanden.
- Het kostte de docenten minder tijd om cijfers in te voegen.
- Vooral: door de gebruikers te betrekken en hun eisen te verbinden aan het technisch team ontstond het gevoel van ‘samenwerken’, dat is de grootste winst!”
Hoe pak je het aan met klanten van je eigen bedrijf?
“Ik begeleid veel kleinere organisaties en dat pak ik heel hands-on aan: ik ga praten met mensen in de organisatie over de taken die ze uitvoeren en de systemen die ze daarbij gebruiken. Het gaat eigenlijk altijd over de aspecten administreren, organiseren en informeren. Ik probeer daarbij de kern van de taak te vinden en de daarbij horende administratieve uitdaging. Ik noem het ‘op zoek naar de wortel’. Sommige mensen zitten erg vast aan hun systeem en vinden het lastig om die kern te vinden. Of ze durven hun ‘systeem’ niet los te laten.
Als ik eenmaal die kern gevonden heb, werk ik dat samen met de mensen binnen een organisatie uit en zoeken we ook naar de eisen waaraan een ‘systeem-oplossing’ moet voldoen. Dit pakket vormt de technische eisen bij de keuze van een systeem. In de praktijk zie ik vaak dat er al een systeem is, voordat er voldoende is gekeken naar wat mensen eigenlijk nodig hebben. Dan moeten mensen zich aanpassen aan het systeem en eerlijk gezegd: dat mislukt uiteindelijk vrijwel altijd.
Ik merk dat het in de overvloed aan informatie, steeds belangrijker wordt voor organisaties om de informatieverwerking goed te organiseren. Dan gaat het over mensen betrekken bij het aanschaffen en inrichten van systemen. Samenwerken is het sleutelwoord.”
Wat zou je graag op een school doen?
“Ik zou mijn ervaringen graag inzetten bij een schoolorganisatie. Want juist de complexiteit van een schoolorganisatie vraagt om professionele aanpak van informatiesystemen. In het kader van de opleiding Lean Six Sigma green belt ben ik op zoek naar een school die nieuwsgierig is naar mogelijke verbeteringen van de informatiesystemen. Het gaat dan met name over de rol en de belasting van docenten daarbij. Ik zou graag met een aantal docenten gesprekken voeren om die ‘wortels’ te omschrijven en te kijken naar hoe huidige systemen daarbij al of niet aansluiten. En natuurlijk te kijken naar hoe het beter kan. Ook zou ik graag met een schoolleider in gesprek gaan over diens ‘wortels’. De informatie die ik zo ophaal wil ik graag met anderen delen!”
De onderwerpen die Sandy benoemt sluiten aan bij de ervaringen die wij binnen de Tumult Groep bijna dagelijks opdoen. Systeem vs mens en de uitdaging om dat goed op elkaar aan te laten sluiten. Met de toenemende kwaliteit van (digitale) systemen moet dat tot organisatie-verbetering kunnen leiden.
Wie heeft tijd en zin om in aantal gesprekken met Sandy de systeem-uitdagingen van zijn of haar school in kaart te brengen?
