Samenwerken: teamvergaderingen

Gepubliceerd op: 23 oktober 2017
Door: Suzanne Heuvelmans

Weer een vergadering: twee uur lang over (al dan niet relevante) onderwerpen kletsen, uiteindelijk niet veel verder komen, minder tijd voor het voorbereiden van je lessen en met een onvoldaan gevoel naar huis. Past deze beschrijving bij jullie teamvergaderingen? Lees dan snel verder, want in deze blog leg ik uit hoe je teamvergaderingen efficiënt maakt.

Wie, wanneer, waarom?

Voorafgaand aan elke vergadering moeten eigenlijk drie vragen worden gesteld:

  • Voor wie is deze vergadering belangrijk?
  • Wanneer vindt deze vergadering plaats?
  • Waarom is deze vergadering nodig?

Door over deze vragen na te denken voorkom je onnodige vergaderingen. De antwoorden lijken misschien makkelijk: het hele team, op onze vaste vergadertijd, omdat het in het rooster staat. Maar zo krijg je overbodige vergaderingen waar je weinig mee opschiet. Dat kan anders!

Wie?

Niet iedereen hoeft altijd overal bij te zijn en niet alles hoeft in een grote groep besproken te worden. Begin bijvoorbeeld met een centrale opening en splits je daarna op naar leerjaar of vakgroep. En wees veeleisend: zijn alleen de centrale mededelingen belangrijk voor je? Geef dat dan aan en gebruik je tijd voor andere dingen die op het moment nuttiger voor jou zijn. Voel je niet schuldig daarover, maar besef dat je door dit soort keuzes te maken je werk beter kunt doen. Daar hebben je collega’s en leerlingen ook profijt van!

Wanneer?

Veel scholen hebben een vaste vergadermiddag. Leerlingen gaan eerder naar huis dan op andere dagen, docenten hebben de tijd om dingen te bespreken. Een prima oplossing, maar wees ook hierin kieskeurig! Korte mededelingen kunnen vaak prima via e-mail of op intranet gedaan worden. Je collega’s hebben dan de mogelijkheid om het rustig te lezen op een moment dat het ze uitkomt. Een ander handig moment is een koffie- of lunchpauze. Die zijn niet bedoeld voor vergaderingen, maar een korte mededeling kan meestal geen kwaad.

Waarom?

Vergaderen om het vergaderen, daar schiet je weinig mee op! Bedenk daarom altijd het waarom van de vergadering: welke onderwerpen moeten echt besproken worden? Werk bijvoorbeeld met een (online) vergaderkalender waar alle collega’s onderwerpen aan kunnen toevoegen. Zo vul je de vergaderingen met onderwerpen die relevant zijn.

En verder … Doelen stellen

Het onvoldane gevoel na een vergadering komt vaak door een gebrek aan doelen. Waarom wordt een onderwerp behandeld? Moeten jullie iets bespreken, een besluit nemen, iets uitleggen? Zorg ervoor dat alle deelnemers weten waarom een onderwerp besproken wordt en dat het doel achteraf behaald is.

Afblazen!

Zoals ik hiervoor al schreef, heeft vergaderen om het vergaderen weinig zin. Daarom is er altijd nog een andere optie: afblazen die handel! Als er echt geen relevante onderwerpen te behandelen zijn, alle korte mededelingen online gedaan zijn en je de collega’s waarmee je iets moest bespreken ook wel in de gang kunt aanspreken, laat de vergadering dan gewoon vervallen. Docenten hebben vaak meer dan genoeg te doen om de vervallen vergadertijd op een goede manier in te vullen.

Een goede voorbereiding …

… is écht het halve werk. Zowel voor de voorzitter als de deelnemers. Zorg als voorzitter voor een duidelijke agenda die je collega’s op tijd ontvangen. Als deelnemer zorg je dat je op de hoogte bent van de agenda, de spullen meeneemt die je nodig hebt en je mail (en eventueel intranet) bijgelezen hebt. Zo hoeven jullie tijdens de vergadering geen zaken te behandelen die eigenlijk algemeen bekend zijn, en dat scheelt weer een hoop tijd!

Hebben jullie op school een effectieve vergadermethode? Heb je een tip, opmerking of vraag? Deel het met ons! Mail naar suzanneheuvelmans@tumultgroep.nl of reageer onder deze blog.

Misschien vind je dit ook interessant

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Search